Page 1

Frequency Distribution in Excel 

1. 

Open a new Excel document 

2. 

In cell A1 type a description of your data (i.e. Pepper 

Pungencies) 

3. 

Enter all of the data values in column A 

4. 

Highlight all of your data and sort it. 

a.  Click on the Data menu, select Sort, click OK (the data should be arranged in order) 

5. 

Find the class width 

a.  The class width is the distance between lower (or upper) limits of consecutive classes 

b.  Find the range by subtracting the lowest data value from the highest data value 

c.  Divide the range by the number of classes 

d.  Round the quotient up to the next whole number if is not a whole number (i.e. 3.1 rounds to 4) 

6. 

In cell B1 type Lower Limit 

7. 

In cell B2 enter the lowest data value 

8. 

In cell B3 enter the sum of your lowest data value plus the 

class width 

9. 

Highlight cells B2 and B3, click on the lower right corner 

(your cursor turns into a black plus sign +) and auto fill the 

cells below for each of the remaining classes (i.e. if you have 

5 classes and you have two cells highlighted, then drag the 

contents down three more cells). Excel will automatically add 

the class width to each cell. 

10. 

In cell C1 type “upper limit” 

11. 

In cell C2 enter the value for the first class’ upper limit (it 

should be one less than the lower limit of the second class) 

12. 

In cell C3 enter the sum of C2 plus the class width 

13. 

Highlight cells C2 and C3, click on the lower right corner 

(your cursor turns into a black plus sign +) and auto fill the 

cells below for each of the remaining classes. Excel will 

automatically add the class width to each cell. 

+ 

+

Page 2

14. 

Create a frequency distribution and graph 

a.  Click on the Tools menu and select Data Analysis 

b.  From the Data Analysis window select Histogram and click 

OK. 

c.  From the Histogram window click in the Input Range box 

and clear the contents, if necessary. 

d.  Highlight all of your data values in column A, including the label at the top 

e.  Click in the Bin Range box and clear the contents, 

if necessary. 

f.  Highlight all of the data in column C, including 

the label at the top. 

g.  Check the Labels box 

h.  Check New Worksheet Ply and enter ‘histogram’ 

i.  Check the Chart Output box 

j.  Click Ok 

k.  You should now have a new histogram worksheet 

15. 

Click in a blank area of the Histogram (bar graph) and 

drag it below the table 

16. 

Select cell A1, click on the Insert menu, and select 

Columns. 

17. 

In the new cell A1 type Lower Limit and then enter the 

lower limits for each of the classes (you can copy this 

information from Sheet1) 

18. 

In cell D1 type MidPoint 

19. 

Find the midpoint for each class 

a.  The midpoint for each class is the average of the 

upper and lower limits. 

b.  In cell D2 type =(A2+B2)/2 

c.  Highlight cell D2, click on the lower right corner 

(your cursor turns into a black plus sign +) and auto 

fill the cells below for each of the remaining classes 

+

Page 3

20. 

In cell E1 type Cumulative Frequency 

21. 

Find the cumulative frequency for each class 

a.  The cumulative frequency is the frequency for the 

class plus all of the frequencies for the other classes 

before it. 

b.  In cell E2 type =SUM($C$2:C2) (the dollar signs 

create an absolute reference to cell C2 that won’t 

change when you use auto fill for the rest of the classes. The Sum function adds the 

contents of each cell between the two specified. 

c.  Highlight cell E2, click on the lower right corner (your cursor turns into a black plus sign +) and 

auto fill the cells below for each of the remaining classes 

22. 

In cell F1 type Relative Frequency 

23. 

Find the relative frequency for each class 

a.  The relative frequency is the frequency for the 

class divided by the total number of data values. It 

can be expressed as a percent or as a decimal. 

b.  In cell F2 type =C2/total  Instead of ‘total’ type 

the total number of data values (i.e. C2/24) 

c.  Highlight cell F2, click on the lower right corner (your cursor turns into a black plus sign +) and 

auto fill the cells below for each of the remaining classes 

24. 

In cell G1 type Lower Boundary 

25. 

Find the lower boundary for each class 

a.  The boundaries are the numbers that 

separate the classes without forming gaps 

between them. The lower boundary is the 

lower limit minus a half (0.5) 

b.  In cell G2 type =A2­0.5 

c.  Highlight cell G2, click on the lower right corner (your cursor turns into a black plus sign +) and 

auto fill the cells below for each of the remaining classes 

26. 

In cell H1 type Upper Boundary 

27. 

Find the upper boundary for each class 

a.  The boundaries are the numbers that 

separate the classes without forming 

gaps between them. The upper boundary 

is the upper limit plus a half (0.5) 

b.  In cell H2 type =B2+0.5 

c.  Highlight cell H2, click on the lower right corner (your cursor turns into a black plus sign +) and 

auto fill the cells below for each of the remaining classes 

28. 

Finally, click the File menu, select Page Setup, and change the Orientation to Landscape before 

printing. 

+

+ 

+ 

+